<div dir="ltr">Hi Ida,<div><br></div><div>We use this guide (which sometimes is as clear as mud) but air on the side of caution and use the longer of the period for the document we are looking at if it could fit into more than one category. The "school" specific guidelines, which are more stringent, begin on page 66.</div><div><br></div><div><a href="https://www.maine.gov/sos/sites/maine.gov.sos/files/inline-files/localschedules.may2024v1_0.pdf">State Retention Guide</a><br></div></div><br><div class="gmail_quote gmail_quote_container"><div dir="ltr" class="gmail_attr">On Tue, Apr 7, 2026 at 10:25 AM Ida Simmons <<a href="mailto:isimmons@winthropschools.org">isimmons@winthropschools.org</a>> wrote:<br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div><div class="gmail_default" style="font-size:large;color:rgb(0,0,255)">Good Morning,</div><div class="gmail_default" style="font-size:large;color:rgb(0,0,255)"><br></div><div class="gmail_default" style="font-size:large;color:rgb(0,0,255)">I am getting different responses regarding personnel file retention so I thought I'd check here to see if anyone has a clear explanation of how long personnel files should be retained and whether certain pieces are kept separate / longer.</div><div class="gmail_default" style="font-size:large;color:rgb(0,0,255)"><br></div><div class="gmail_default" style="font-size:large;color:rgb(0,0,255)">Thanks.</div><br clear="all"></div><div><br></div><span class="gmail_signature_prefix">-- </span><br><div dir="ltr" class="gmail_signature"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div><span style="color:rgb(0,0,255);font-size:large">Ida Simmons</span></div><div dir="ltr"><div><font color="#0000ff" size="4">Finance Specialist</font></div><div><font color="#0000ff" size="4">Winthrop Public Schools</font></div><div><font color="#0000ff" size="4">207-377-2296 x 2002</font></div></div></div></div></div></div>
_______________________________________________<br>
SchoolFinance mailing list<br>
<a href="mailto:SchoolFinance@maillist.informe.org" target="_blank">SchoolFinance@maillist.informe.org</a><br>
<a href="http://maillist.informe.org/mailman/listinfo/schoolfinance" rel="noreferrer" target="_blank">http://maillist.informe.org/mailman/listinfo/schoolfinance</a></blockquote></div><div><br clear="all"></div><div><br></div><span class="gmail_signature_prefix">-- </span><br><div dir="ltr" class="gmail_signature"><div dir="ltr"><font face="comic sans ms, sans-serif" size="4">Ashlie Gagnon</font><div><font face="comic sans ms, sans-serif">Finance & Payroll Coordinator</font></div><div><font face="comic sans ms, sans-serif">MSAD #52 District Office</font></div><div><font face="comic sans ms, sans-serif">207-225-1007</font></div><div><font face="comic sans ms, sans-serif"><a href="mailto:ashlie.gagnon@msad52.org" target="_blank">ashlie.gagnon@msad52.org</a></font></div></div></div>