<div dir="ltr">Hi Barbara,<div><br></div><div>It has always been my understanding that scanning and storing a personnel file is acceptable as long as you follow the same retention rules. I went to the Maine State Archives website and they have a document that discusses retention of electronic records. See attached.</div><div><br></div><div>Sherry<br clear="all"><div><div dir="ltr" class="gmail_signature" data-smartmail="gmail_signature"><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div>----</div><div>Sherry Moody, Business Mgr</div><div>Mid-Coast School of Technology</div><div>1 Main Street</div><div>Rockland, ME 04841</div><div>(207) 594-2161</div><div><div style="font-size:12.8px"><font face="tahoma, sans-serif" size="2"><font color="#666666"><a href="http://www.mcst8.org/" target="_blank">www.mcst8.org</a></font></font></div><div style="font-size:12.8px"><font color="#666666" face="tahoma, sans-serif" size="2"><img src="https://www.google.com/a/mcst.tec.me.us/images/logo.gif" width="200" height="82"></font></div></div></div></div></div></div></div></div></div><br></div></div><br><div class="gmail_quote"><div dir="ltr" class="gmail_attr">On Wed, Nov 15, 2023 at 10:37 AM Barbara Grindle <<a href="mailto:barbara.grindle@rsu34.org">barbara.grindle@rsu34.org</a>> wrote:<br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div><p class="MsoNormal">Has anyone ever received legal advice about retention of past employee personnel files?  I believe I've been to a training before, that said you had to keep the hard copies, and couldn't just have an electronic version.  I would like to know if someone has heard differently.  We have lots of filing cabinets, full of all past employees, and would love to have some office space back.  We have a scanner, and time to scan, so we can clean out. <u></u><u></u></p></div><div><p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p></div><div><p class="MsoNormal">Thank you<u></u><u></u></p></div><div><p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p></div><div><p class="MsoNormal">Barbara Grindle<u></u><u></u></p></div><div><p class="MsoNormal">Business Manager<u></u><u></u></p></div><div><p class="MsoNormal">RSU#34</p></div></div>
_______________________________________________<br>
SchoolFinance mailing list<br>
<a href="mailto:SchoolFinance@maillist.informe.org" target="_blank">SchoolFinance@maillist.informe.org</a><br>
<a href="http://maillist.informe.org/mailman/listinfo/schoolfinance" rel="noreferrer" target="_blank">http://maillist.informe.org/mailman/listinfo/schoolfinance</a></blockquote></div>