<div dir="ltr">Adam,<div>We do not use Quickbooks but use Quicken which is a less robust version by the same company. Quickbooks was used in our daycare program (now closed) because it had more functionality to keep track of parents' charges and payments and had the ability to send out invoices, year end statements etc.</div><div><br>For the activity accounts we did not need as much functionality and use it mainly as a check writing, check register program for the activity funds The checkbook balance is divided into categories (student activity, principal account, library, alumni, etc) and each deposit and check is assigned these categories so there is always a running balance report that can be printed. At month's end they reconcile and then send a copy to the central office. They include the reconciliation, the register & a summary of all categories, all 3 should have the same balance, all 3 can be run in Quicken.</div><div><br></div><div>We do a quarterly entry to our general ledger cash account for activity funds and scholarship funds. For audit, the schools run a register report and a cash flow report for the whole year, including the details in each category.</div><div><br></div><div>It is supposed to work such that each category has someone "in charge" and they are supposed to get a detailed printout of that fund each quarter. So the librarian would get the library one, the principal, the activity funds, the 6th-grade teacher would get the 6th-grade class trip one, etc. That way someone besides just the secretary sees and approves of the activity.</div><div><br></div><div>One thing that used to drive us crazy and cause problems is when a check was voided well after the audit was closed or after they had sent their reconciliation and entries for us to make. We wouldn't always know until the next quarter and after making entries our GL would no longer balance.</div><div><br></div><div>We solved that by making the secretary start a new year each July 1. The downside to that is it involves a bit of extra input........ they have to enter the starting balance of each category and then also add the outstanding checks as checks written 7/1/XXXX and then a credit memo for the same dollar amount to the same category 7/1/XXXX. This means if they void an outstanding check, they do it in the current year so it doesn't mess with our ending balance that was confirmed by audit. The only time we allow them to do the void in the prior year is if audit has not been finalized and they contact us so that a journal entry can be made for the void.</div><div><br></div><div>Our process also involves someone from the central office auditing the school checkbooks quarterly on-site but COVID and short staffing have made that a bit challenging at times.</div><div><br></div><div>If you want more info, feel free to reach out. I have wondered how ADS Activity Funds or ERP Activity Funds (if they have one) work. We've never tried either. The advantage would be that we don't have to worry about any of the activity funds writing checks to 1099 companies.</div><div><br></div><div><br clear="all"><div><div dir="ltr" class="gmail_signature" data-smartmail="gmail_signature"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div>~Sue</div><div dir="ltr">Sue Lambert<div>MSAD #49</div><div>Accounting Coordinator</div><div>8 School St</div><div>Fairfield,  ME 04937<br></div><div>207-453-4200 x3109<br></div><div>207-453-0110 FAX</div><div>For in-district direct dial: 3109</div><div><img width="96" height="91" src="https://ci3.googleusercontent.com/mail-sig/AIorK4yXZ8gtR4IT99iF75CrHmj_cB_Z7iccywY7C4Sw0G-44GwkGq-BnZqsLCFQVJyruZdslSFC2FE"><br><br><br></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div><br></div></div><br><div class="gmail_quote"><div dir="ltr" class="gmail_attr">On Tue, Nov 14, 2023 at 8:27 AM Adam Hanson <<a href="mailto:ahanson@lewistonpublicschools.org">ahanson@lewistonpublicschools.org</a>> wrote:<br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div dir="ltr">Hello,<div>Are any of you using Quickbooks for your activity funds? If so, I would love to talk to someone who has a good understanding of how to use the program and get useful reports.</div><div>Thank you.<br clear="all"><div><br></div><span class="gmail_signature_prefix">-- </span><br><div dir="ltr" class="gmail_signature"><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div>Adam Hanson</div><div>Controller</div><div>Lewiston Public Schools</div><div>36 Oak Street</div><div>Lewiston, ME 04240</div><div>Phone: (207) 795-4100, ext. 4051</div><div>Fax: (207) 795-4177</div><div><br></div><div><span style="color:rgb(136,136,136);font-family:georgia,serif;font-size:12.8px">LEGAL CONFIDENTIAL: The information in this email and in any attachment may contain information which is legally privileged. It is intended only for the attention and use of the named recipient. If you are not the intended recipient, you are not authorized to retain, disclose, copy or distribute the message and/or any of its attachments. If you received this email in error, please notify me and delete this message. Thank-you.</span><br></div></div></div></div></div></div></div>
_______________________________________________<br>
SchoolFinance mailing list<br>
<a href="mailto:SchoolFinance@maillist.informe.org" target="_blank">SchoolFinance@maillist.informe.org</a><br>
<a href="http://maillist.informe.org/mailman/listinfo/schoolfinance" rel="noreferrer" target="_blank">http://maillist.informe.org/mailman/listinfo/schoolfinance</a></blockquote></div>