<div dir="ltr"><div dir="ltr">Good morning Hillary, we require a PO or an approved Request for Payment (in "emergency" situations) in order to sign out the credit card or use the credit card to reserve hotel rooms.  For travel, we send a card with the bus driver for emergencies.  For hotel stays, the hotels all have credit card authorization forms that you fill out ahead of time (and provide your tax exempt certificate) that do not require the card to be sent with the group travelling.   We do not allow the card to be used for out of pocket costs such as meals.  Those would be reimbursed through AP after the trip and upon submission of receipts/documentation.  We keep a pretty elaborate sign out log to track usage and reconcile this to the online activity before every warrant.  </div><div dir="ltr"><br></div><div dir="ltr">Please feel free to reach out to me directly if you would like more information!</div><div dir="ltr"><br></div><div dir="ltr">Amy<br clear="all"><div><div dir="ltr" class="gmail_signature"><div dir="ltr"><div style="color:rgb(34,34,34)"><br></div><div style="color:rgb(34,34,34)"><br></div><div style="color:rgb(34,34,34)">Amy Atherton, CPA<br></div><div style="color:rgb(34,34,34)">Accounting Manager<br></div><span style="color:rgb(34,34,34)">Ellsworth School Department</span><br style="color:rgb(34,34,34)"><div style="color:rgb(34,34,34)">207-664-7100 ext. 1105</div></div></div></div><br></div><br><div class="gmail_quote"><div dir="ltr" class="gmail_attr">On Fri, Oct 6, 2023 at 9:22 AM Hillary Bunker <<a href="mailto:hillary.bunker@vinalhavenschool.org">hillary.bunker@vinalhavenschool.org</a>> wrote:<br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div style="font-family:"trebuchet ms",sans-serif;font-size:small"><div>Does anyone have a school credit card that they allow employees to travel with? We have one card that we use only in the office but it does not leave the building. The school has started a program that has students and staff traveling more to learn through experiences and it would be extremely helpful to have a credit card available so that chaperones are not having to pay out of pocket for unexpected costs or emergencies. Wondering what procedures or policies other schools have in these situations for staff traveling with cards?</div><div><br></div><div><br></div><div>Thank you!</div></div><div><div dir="ltr" class="gmail_signature"><div dir="ltr"><img src="https://ci3.googleusercontent.com/mail-sig/AIorK4zGCblfKnb-D_Qa8aEsmh4856cOmQDWRCeNBSpGfjLIptKmcNzV6G_NPCMyJjDro72nhlU-0-k"><br></div></div></div></div>
_______________________________________________<br>
SchoolFinance mailing list<br>
<a href="mailto:SchoolFinance@maillist.informe.org" target="_blank">SchoolFinance@maillist.informe.org</a><br>
<a href="http://maillist.informe.org/mailman/listinfo/schoolfinance" rel="noreferrer" target="_blank">http://maillist.informe.org/mailman/listinfo/schoolfinance</a></blockquote></div></div>

<br>
<hr><i>The information transmitted herein is intended only for the person or entity to which it is addressed and may contain confidential material.  Any review, retransmission, dissemination or other use of, or taking of any action in reliance upon, this information by persons or entities other than the intended recipient is prohibited.  If you received this in error, please contact the sender and delete the e-mail and any attachments from any computer.</i>