<div dir="ltr"><div class="gmail_default" style="font-family:georgia,serif">Thank you everyone.  This has been helpful.</div><div><div dir="ltr" class="gmail_signature" data-smartmail="gmail_signature"><div dir="ltr"><div><font size="2" face="georgia, serif"><i>Alice Tucker</i></font></div><div><font size="2">Administrative Assistant</font></div><div><font size="2">Cherryfield School Department</font></div><div><font size="2">207-546-7770</font></div></div></div></div><br></div><br><div class="gmail_quote"><div dir="ltr" class="gmail_attr">On Fri, Jul 21, 2023 at 2:03 PM Adam Hanson <<a href="mailto:ahanson@lewistonpublicschools.org">ahanson@lewistonpublicschools.org</a>> wrote:<br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div dir="ltr">We are in the same position, as we were approved to transfer $1 million into a reserve for general expenditures, which I have never done before. I asked DOE, and they said the reserve needs to remain in the general fund. After consulting with our auditors, I created a "transfer out" expense account to debit, and credited a "reserved fund balance" balance sheet account, both within Fund 1000.<div>The accounts I created were:</div><div>1000-0000-0000-9100-000 (General Fund Transfer to Reserve)</div><div>1000-0000-0000-7301-000 (Reserve for Unanticipated Expenditures)</div><div><br></div><div>I was advised to exclude the "transfer out" expense account from the NEO expenditure upload file, as it will error out.</div><div><br></div><div>Good luck!</div><div><br></div><div><br></div></div><br><div class="gmail_quote"><div dir="ltr" class="gmail_attr">On Fri, Jul 21, 2023 at 12:56 PM Lisa Harkin <<a href="mailto:lharkin@kitteryschools.com" target="_blank">lharkin@kitteryschools.com</a>> wrote:<br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div dir="ltr">I will certainly be following this thread since I have asked so many times without a real answer.<div><br></div><div>If I were to do it now, I would set up an actual investment account somewhere and actually transfer funds.  Accounting wise, that is the easiest way to go since there is NO FUND NUMBER in the handbook that would be appropriate for Fund Accounting methods.</div><div><br></div><div>Once you decide what fund number you want to use (I will not suggest one since I believe there is not a good choice), set up the fund and use Funds Transfers Out Object 9100 series (if the amount was budgeted, if not I post directly to the Fund Balance account), and Fund Transfers Revenue Object 5200 series.</div><div><br></div><div>Anxious to hear what others do and what Fund Number they use.</div><div><br></div><div>Thanks!</div><div><br></div><div><br></div></div><br><div class="gmail_quote"><div dir="ltr" class="gmail_attr">On Fri, Jul 21, 2023 at 11:54 AM Alice Tucker <<a href="mailto:atucker@cherryfieldschool.org" target="_blank">atucker@cherryfieldschool.org</a>> wrote:<br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div class="gmail_default" style="font-family:georgia,serif">Good Morning;</div><div class="gmail_default" style="font-family:georgia,serif">I have never dealt with a reserve account before and the school board/town voted to put a certain amount from our carryover into a reserve account for unexpected expenditures for 2023-2024.  Can anyone tell me how to do the accounting for this?  I have looked at the accounting handbook but could not figure it out.</div><div class="gmail_default" style="font-family:georgia,serif"><br></div><div><div dir="ltr" class="gmail_signature"><div dir="ltr"><div><font size="2" face="georgia, serif"><i>Alice Tucker</i></font></div><div><font size="2">Administrative Assistant</font></div><div><font size="2">Cherryfield School Department</font></div><div><font size="2">207-546-7770</font></div></div></div></div></div>
_______________________________________________<br>
SchoolFinance mailing list<br>
<a href="mailto:SchoolFinance@maillist.informe.org" target="_blank">SchoolFinance@maillist.informe.org</a><br>
<a href="http://maillist.informe.org/mailman/listinfo/schoolfinance" rel="noreferrer" target="_blank">http://maillist.informe.org/mailman/listinfo/schoolfinance</a></blockquote></div><br clear="all"><div><br></div><span class="gmail_signature_prefix">-- </span><br><div dir="ltr" class="gmail_signature"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div>Lisa Harkin</div><div>207-651-3407</div>
<div>Finance Manager</div></div></div></div></div>
_______________________________________________<br>
SchoolFinance mailing list<br>
<a href="mailto:SchoolFinance@maillist.informe.org" target="_blank">SchoolFinance@maillist.informe.org</a><br>
<a href="http://maillist.informe.org/mailman/listinfo/schoolfinance" rel="noreferrer" target="_blank">http://maillist.informe.org/mailman/listinfo/schoolfinance</a></blockquote></div><br clear="all"><div><br></div><span class="gmail_signature_prefix">-- </span><br><div dir="ltr" class="gmail_signature"><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div>Adam Hanson</div><div>Controller</div><div>Lewiston Public Schools</div><div>36 Oak Street</div><div>Lewiston, ME 04240</div><div>Phone: (207) 795-4100, ext. 4051</div><div>Fax: (207) 795-4177</div><div><br></div><div><span style="color:rgb(136,136,136);font-family:georgia,serif;font-size:12.8px">LEGAL CONFIDENTIAL: The information in this email and in any attachment may contain information which is legally privileged. It is intended only for the attention and use of the named recipient. If you are not the intended recipient, you are not authorized to retain, disclose, copy or distribute the message and/or any of its attachments. If you received this email in error, please notify me and delete this message. Thank-you.</span><br></div></div></div></div></div>
_______________________________________________<br>
SchoolFinance mailing list<br>
<a href="mailto:SchoolFinance@maillist.informe.org" target="_blank">SchoolFinance@maillist.informe.org</a><br>
<a href="http://maillist.informe.org/mailman/listinfo/schoolfinance" rel="noreferrer" target="_blank">http://maillist.informe.org/mailman/listinfo/schoolfinance</a></blockquote></div>