<div dir="ltr">When this has happened, we have paid out any remaining funds earned and deposited to their regular bank account or mailed a check in their name to the address we have on file, same as we would had they still been alive.<div>We also informed the Health Insurance (if they participated) and MePers (if they were a member).</div><div>Lucie</div><div>VUESC</div><div>(SAD27, SAD33 and Madawaska)</div></div><br><div class="gmail_quote"><div dir="ltr" class="gmail_attr">On Thu, Jul 20, 2023 at 7:54 AM Sue Lambert <<a href="mailto:slambert@msad49.org">slambert@msad49.org</a>> wrote:<br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div dir="ltr">Do any of you have employees/new-hires complete a beneficiary form for payroll (not benefits)? I have found a few online.<div><br></div><div>We have unfortunately had a few employee's pass away this year and there seems to be a lot of complications about doing the 1099 form and getting a W9 in order to do that 1099. Not everyone gets an EIN # for the Estate. All of the research I have done says that the wages get paid to the Estate using the Estate EIN or to the beneficiary. With no Estate EIN, how do you legally determine the Beneficiary if there is no form? Do you ask for a copy of the will and use that to determine the beneficiary? Then that beneficiary would need to do a W9 form and I would think they should sign some type of beneficiary affidavit. </div><div><br></div><div>Curious what your process is and if it would be simpler to have a "payroll beneficiary" form on file for all staff.</div><div><br></div><div>I am familiar with the iRS rules about what is taxable and reported on the W2/1099 depending on payment in the same year or another. My question is really about determining who you should be paying out the wages to and what to get for documentation of that especially so you can file the 1099 and also whether to start using a Beneficiary form for final wages.<div><br clear="all"><div><div dir="ltr" class="gmail_signature"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div>~Sue</div><div dir="ltr">Sue Lambert<div>MSAD #49</div><div>Benefits Specialist</div><div>8 School St</div><div>Fairfield,  ME 04937<br></div><div>207-453-4200 x3109<br></div><div>207-453-0110 FAX</div><div>For in-district direct dial: 3109</div><div><img width="96" height="91" src="https://ci3.googleusercontent.com/mail-sig/AIorK4yXZ8gtR4IT99iF75CrHmj_cB_Z7iccywY7C4Sw0G-44GwkGq-BnZqsLCFQVJyruZdslSFC2FE"><br><br><br></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div>
_______________________________________________<br>
SchoolFinance mailing list<br>
<a href="mailto:SchoolFinance@maillist.informe.org" target="_blank">SchoolFinance@maillist.informe.org</a><br>
<a href="http://maillist.informe.org/mailman/listinfo/schoolfinance" rel="noreferrer" target="_blank">http://maillist.informe.org/mailman/listinfo/schoolfinance</a></blockquote></div><br clear="all"><div><br></div><span class="gmail_signature_prefix">-- </span><br><div dir="ltr" class="gmail_signature"><div dir="ltr">Lucie Tabor<div><i>Director of Finance</i></div><div><i>Valley Unified Educational Service Center (VUESC)</i></div><div><i>Serving the School Districts of MSAD 27, MSAD 33 and Madawaska School Dept.</i></div><div><i>Upper St. John Valley</i></div></div></div>